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如何高效的开会?
日期:2019-08-14 浏览量: 994

只要你不是独立工作的自由职业者,在工作中就不得不面对会议。面对面的沟通,有着即时通讯工具和电话语音无法替代的魅力。从本质上来说,它传达信息的方式更加高效,信息量也更加丰富。

然而,许多人表示讨厌会议。冗长的节奏,即兴的跑题,敌对的氛围,模糊的结论……这些都让会议要不然变得漫长而无效,要不然变得沉闷而无趣,每个员工都会对曾经参加过的低效会议深恶痛绝。那么,如何才能开一场高效的会议呢?

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1.因事开会


会议要有真实的需求,这个需求需要多人当面沟通才能完成。否则,单对单,或者邮件更好。

会议可以分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集所有人一起讨论问题,共享信息,如头脑风暴、项目沟通会等。

在开会之前,就应该想好,这次会议最终希望输出的结果是什么,是一个决定,还是一系列可行的方案,或者,是需要所有人关于项目达成某种共识。如果这个会议要解决某个问题,那么这个问题必须在会议结束时形成结论。

2.因事定人

无论是 Apple、Facebook 还是 Google,这些公司对会议都有一个共同的要求:小规模,只邀请必要的人。2011 年 Larry Page 回归谷歌重新出任 CEO 时,甚至要求每个会议最多不超过 10 个人。Steve Jobs 在开会时,如果觉得你是多余的,甚至会把你从会场中赶出去。亚马逊的 CEO 则要求每场会议的人数,订两份批萨就够了。

当然,虽然不是直接项目或者团队的人,如果他能提供独特的见解、视角或信息,就应该邀请参加。让并不积极的人参加会议,不但起不到会议作用,还增加了泄密或议题跑偏的可能性。


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3.高效沟通

成功的会议需要角色扮演,每个人各司其职。一般来说,主持人、记录者、决策者都是几个常见的角色。

对于主持人来说,最重要的工作就是维持秩序。你需要制定会议发言的规则是什么,并在合适的时机进行干预。

记录者的工作主要分为两个部分,一个是记录当前会议讨论的内容和决定,以在会后形成会议纪录发给所有相关人。此外,在会议过程中往往会涉及到新的议题或新冒出来的待讨论事项,记录者也应该对这些“节外生枝”的内容进行归纳总结,以在会后决定是否需要另行讨论。

决策者需要保证对于所有人来说,会议输出的结果是唯一的。在缺少决策人的时候,各方都会觉得自己更占理,自己的方案更优,最终要么僵持不下,要不各怀心思。决策者的存在,不仅仅是做出决定,更是统一所有人的认识,以确保在会后大家往同一个方向走。


此外,为保证高效沟通,在会议前就应该对每一项议题制定合理的预估时间,并在会议过程中严格遵守,以防止无限制地拖长会议。

4.有结论,有责任

在现实中,我们往往看到会议记录中写满了各个结论,却没有明确的责任人,从而导致后续的推诿和扯皮。会议的记录者也有必要及时和决策者确认,在会议记录中,直接标明每项决定和执行事项的负责人,让所有相关人清楚后续的行动和责任人。




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